วิธีตั้งค่าและเขียนข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ที่ออฟฟิศ (อีเมลและข้อความ)

มารยาทที่ดีในการส่งข้อความทางธุรกิจเริ่มต้นด้วยการตอบกลับทันที ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งโดยเฉพาะเมื่อคุณหรือเพื่อนร่วมงานไม่อยู่ที่โต๊ะทำงาน อยู่ในช่วงวันหยุด หรือไม่ว่าง

ข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ที่ทำงานแบบง่ายๆ จะกำหนดความคาดหวังในการตอบกลับ นอกจากนี้ยังสื่อสารอย่างชัดเจนถึงสิ่งที่ต้องทำและวิธีดำเนินการเพื่อติดต่อกลับ

การตอบกลับอย่างรวดเร็วและชัดเจนถือเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง หากคุณส่งข้อความในฐานะพนักงานขายหรือให้บริการลูกค้า

ในบทความนี้ ฉันจะพาคุณผ่าน:

วิธีตั้งค่าข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ที่ออฟฟิศใน MessageDesk
วิธีตั้งค่าข้อความโฟกัสตอบกลับอัตโนมัติ “ห้ามรบกวน” บน iPhone
วิธีตั้งค่าอีเมลแจ้งว่าไม่อยู่ที่ออฟฟิศใน Gmail, Outlook, iCloud และ Yahoo
แสดงตัวอย่างและเทมเพลตการไม่อยู่ในออฟฟิศที่ดีที่สุดแก่คุณ
และแสดงเทมเพลตเพิ่มเติม 5 แบบและวิธีที่คุณสามารถใช้ข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ที่ออฟฟิศได้
อ่านต่อเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม

เพิ่มพลัง SMS ให้กับสายโทรศัพท์ของคุณ
เริ่มส่งข้อความด้วยกล่อง SMS อันทรงพลังที่ออกแบบมาเพื่อทีมโดยเฉพาะ
เริ่มต้นใช้งาน
ชมการสาธิต
การสนทนาทีมในกล่องจดหมาย

ข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ที่สำนักงานคืออะไร?
ข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ที่ออฟฟิศ (ข้อความ OOO) คืออีเมลหรือข้อค รายชื่ออีเมลอุตสาหกรรม วามอัตโนมัติ ซึ่งจะแจ้งให้ผู้อื่นทราบว่าคุณไม่อยู่หรือไม่ว่าง ข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ที่ออฟฟิศแบบมาตรฐานจะช่วยให้คุณจัดการกับความคาดหวังได้ โดยจะแจ้งให้เพื่อนร่วมงาน ลูกค้า และไคลเอนต์ทราบว่าเหตุใดคุณจึงไม่ว่าง และพวกเขาจะคาดหวังการตอบกลับได้เมื่อใด

วิธีการเขียนอีเมลหรือข้อความแจ้งไม่อยู่ที่ออฟฟิศ
กฎข้อที่หนึ่ง: ข้อความแจ้งไม่อยู่ที่สำนักงานอย่างมืออาชีพนั้นเรียบง่าย ไม่จำเป็นต้องอธิบายรายละเอียดหรือยืดยาว

อีเมลและข้อความแจ้งเหตุไม่อยู่ที่ออฟฟิศที่ดี ได้แก่:

วันที่คุณไม่ว่าง
คำอธิบายสั้นๆ สำหรับการขาดงานของคุณ
ติดต่อใครหรืออะไรเพื่อขอความช่วยเหลือทันที
เป้าหมายคือการกำหนดความคาดหวังและทำให้ผู้รับสามารถดำเนินการได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถครอบคลุมทั้งหมดนี้ได้ในประโยคสั้น ๆ ที่สุภาพเพียงไม่กี่ประโยค

วิธีที่จะไม่เขียนอีเมลหรือข้อความแจ้งไม่อยู่ที่ทำงาน
ข้อความไม่อยู่ที่ออฟฟิศเป็นข้อความทางการ ดังนั้นอย่าเป็นทางการมากเกินไป

การกำหนดความคาดหวังที่ถูกต้องก็มีความสำคัญเช่นกัน คุณไม่ควรสัญญาเกินจริงและทำได้ไม่ถึงเป้าหมาย ตัวอย่างเช่น หากข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ที่ออฟฟิศระบุว่าคุณจะตอบกลับภายใน 48 ชั่วโมง คุณควรตอบกลับภายในกรอบเวลาดังกล่าว

หลีกเลี่ยงการเขียนข้อความ เช่น “[บุคคลนี้] จะช่วยเหลือคุณทันที” หรือ “ฉันจะตอบกลับทันทีที่กลับมา” ทั้งนี้ ไม่ควรเขียนข้อความในลักษณะบ่งชี้อย่างชัดเจนว่าจะได้รับคำตอบเมื่อใด

ข้อความไม่อยู่ที่ออฟฟิศเทียบกับข้อความอีเมลไม่อยู่ที่ออฟฟิศ
มีการถกเถียงกันเกี่ยวกับอีเมลและข้อความ และว่าอะไรดีกว่ากันในการติดต่อสื่อสาร แต่ข้อความก็มีข้อดีอยู่บ้าง เนื่องจากข้อความมักจะเป็นส่วนตัวและเข้าถึงผู้คนได้เร็วกว่า

แต่คุณอาจต้องการใช้ทั้งสองอย่างเพื่อส่งข้อความไม่อยู่ที่ออฟฟิศโดยอัตโนมัติ

อีเมลเป็นรูปแบบการสื่อสารดิจิทัลที่ใช้กันอย่างแพร่หลายที่สุด ทุกคนมีอีเมล ซึ่งถือเป็นมาตรฐาน นอกจากนี้ การตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติและอีเมลตอบกลับอัตโนมัติ เมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานยังทำได้ง่ายอีก ด้วย

แต่ธุรกิจต่างๆ ก็เริ่มใช้การส่งข้อความเพื่อติดต่อสื่อสารกับลูกค้ามากขึ้น โดยผู้บริโภคราว 76%ได้รับข้อความจากธุรกิจต่างๆ อยู่แล้ว

ข่าวดีก็คือทั้งอีเมลและข้อความทำให้เป็นเรื่องง่าย:

บันทึกข้อความเป็นเทมเพลต
กำหนดเวลาส่งข้อความในบางช่วงเวลา
ตั้งค่าข้อความอัตโนมัติและตอบกลับอัตโนมัติ
วิธีตั้งค่าข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ที่ออฟฟิศโดยใช้ MessageDesk
MessageDesk คือบริการส่งข้อความทางธุรกิจที่มีกล่องจดหมายร่วมสำ જાહેરાત ઝુંબેશ માટે શ્રેષ્ઠ વ્યૂહરચના หรับทีมและฟีเจอร์อัตโนมัติในการส่งข้อความมากมาย MessageDesk คือศูนย์ควบคุมการส่งข้อความที่ทำให้การตั้งค่าข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ที่ออฟฟิศและตอบกลับด้วยข้อความเป็นเรื่องง่าย

วิธีตั้งค่าข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ที่ออฟฟิศโดยใช้ MessageDesk มีดังนี้:

1. พบกับผู้เชี่ยวชาญด้านการส่งข้อความ
เยี่ยมชมเว็บไซต์ MessageDesk เพื่อพบกับผู้เชี่ยวชาญด้านการส่งข้อความ

2. ไปที่แคมเปญและเลือกเวลาทำการ
MessageDesk ยังเสนอแคมเปญการส่งข้อความอัตโนมัติอื่น ๆ ที่เน้นไปที่แบบฟอร์มเว็บที่กำหนดเองและแชทบอทบนเว็บไซต์ ของ คุณ เอง

การรณรงค์
3. กำหนดเวลาทำการและความพร้อมของสำนักงานของคุณ
คุณสามารถปรับแต่งสถานะและความพร้อมใช้งานของสำนักงานข aleart news องคุณได้อย่างสมบูรณ์โดยการตั้งตัวเลือกวันที่/เวลาสำหรับวันใดก็ได้ในสัปดาห์

ตั้งเวลา
4. แก้ไขข้อความตอบกลับการไม่อยู่ที่สำนักงานของคุณ
คุณสามารถเพิ่มอีโมจิ รูปภาพ แท็กส่วนบุคคล และลิงก์ เพื่อปรับแต่งการตอบกลับของคุณต่อผู้อื่นได้

ตั้งค่าข้อความแจ้งไม่อยู่ที่สำนักงาน

วิธีตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติแบบห้ามรบกวนบน iPhone
แอป Focus ของ Apple เป็นแอปมาตรฐานบน iPhone ทุกเครื่องที่ใช้ iOS 15 ขึ้นไป ด้วย Focus จะไม่มีวิธีการใดที่จะตั้งค่าข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ที่ออฟฟิศบน iPhone ได้ แต่คุณสามารถตั้งค่าและปรับการตอบกลับอัตโนมัติขณะขับรถได้ด้วยตนเอง

นี่ไม่ใช่ข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ที่ออฟฟิศบน iPhone ของคุณจริง ๆ แต่เป็นเพียงวิธีแก้ปัญหาชั่วคราว

วิธีตั้งค่าโฟกัสตอบกลับอัตโนมัติห้ามรบกวนเป็นข้อความแจ้งว่าไม่อยู่ที่ออฟฟิศบน iPhone มีดังนี้